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优秀案例:某电网公司基于“业财联动”的项目全过程一体化规范管理词典研究

时间:2017/6/29 16:56:34  来源:广东元韬企业管理咨询有限公司  阅读:271

一、案例背景
1.1 管理所趋
?? 国家“十三五”期间电力体制改革将全面提速,从原来的深圳、蒙西、安徽、湖北、宁夏、云南和贵州试点基础上,将有12个省份(含广东)纳入试点范围。电改的核心是输配电价改革和放开售电市场准入,将对电网企业产生深远影响。一是输配电价存在降价压力;二是输配电成本、投资规模将受到严格约束;三是完成经营考核目标难度增大;四是市场占有率将下降,尤其是优质用户存在流失风险。可见,此次电力体制改革确定了电网企业新的盈利模式,它要求电网企业积极扩大有效资产规模。同时,该电网公司(以下简称“M公司”)在其工作会议中明确提出“进一步加强工程项目竣工决算管理,加大在建工程清理力度,确保有效资产及时形成”。
1.2 管理所需
?? 当前供电企业在工程项目管理过程中仍存在诸多问题,例如在财务管理方面,投资项目按单项工程及实际进度开展成本核算的方法还有待研究;在业务管理方面,因单据不规范退单,影响报账效率,导致重复工作,加重业务部门工作负担;在人员管理方面,以老带新的培养方式未能及时将经验传递至新员工,导致新员工无法迅速掌握工程项目成本标准,难以满足“高效”和“规范”要求。因此,当前工程项目成本管理亟需规范性指引,提高流程效率、规范核算、提升员工技能。
1.3 管理所向
??? 成本管理是企业永恒的主题,适应经济新常态下的市场化特征,从成本管理的本质及其属性上寻求提高企业管理效率与效益的路径与规则,是企业创新与发展的内在要求。对于电网企业而言,其普遍存在着工程项目规模大、技术性强、投资额大、工期长、材料设备用量大等特点,而且又处于经济新常态的特殊背景下,加强工程项目成本精益化管理,有效控制成本,降低资源消耗,提高资源综合利用率显得尤为重要。这就要求供电企业需建立一套业务与财务共同语言的词典,将财务规范化要求与业务实际现状紧密联系,实现业财联动。
二、项目思路及实施步骤
??? 《工程项目成本词典》的编制思路主要围绕工程项目成本的会计科目,推进工程项目成本“三管”:管准入、管核算、管结算。其中,通过梳理行业标准和制度规定,以工程项目的会计科目为基础,映射工程项目概预算结构,梳理对应的业务内容,实现会计科目、业务概预算和业务内容三者的对应关系,实现“管准入”;以M公司规范性文件和会计核算办法为基础,通过梳理各类成本科目的核算要求、不同情况下的资料要求和会计账务处理方式,实现“管核算”;基于资金结算风险点,结合M公司资金安全规程要求,分别从结算资料、结算时间、结算前提和账务处理四个方面规范项目成本结算,从而实现“管结算”。
为确保项目成本词典的适用性和可操作性,项目实施过程遵循“建立组织、资料收集、明确框架、编制词典、审核完善”的思路开展工作。


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图2-1 工作思路流程图

二、项目思路及实施步骤
2.1 建立组织
M公司财务部于2016年初成立《工程项目成本词典》项目领导组和工作组,覆盖计划部、市场部、基建部、设备部等项目管理部门和实施单位。以M公司分管副局长为组长,副总会计师为副组长,各个项目管理部门主任为成员的领导组整体策划项目推进,统筹资源。各级项目管理部门、项目实施单位、财务部骨干人员组成的工作组实施项目具体工作。
2.2 资料收集
在项目准备阶段,根据成本词典的框架内容收集项目财务管理相关资料,确保成本词典合规、科学。项目组主要收集并研读了以下工程项目成本相关资料:(1)《企业会计准则》;(2)《电网工程建设预算编制与计算规定使用指南》;(3)《电网技术改造工程预算编制与计算规定》;(4)《电网检修工程预算编制与计算规定》;(5)《M公司科技项目经费取费和使用指引》;(6)工程项目管理相关的一体化制度和业务指导书。
2.3 明确框架
项目领导组组织开展成本词典框架讨论,结合项目财务管理存在的问题,明确《工程项目成本词典》框架,包括:(1)会计科目基本信息;(2)会计科目业务内容;(3)会计核算规范;(4)资金结算规范。

2.4 编制词典
根据词典编写需要,项目组成员不断梳理规范资料要求,查阅凭证资料,并多次走访调研相关部门,讨论成本词典工作思路,积极与项目管理部门和实施单位骨干人员访谈了解项目成本管理现状,针对存在的问题和标准不清晰的地方,依据管理制度和信息系统,共同研究解决办法和工作要求,从而整理思路,编制词典。
2.5 审核完善
项目组及时将成本词典项目成果提交相关部门审核、反馈意见,并根据意见不断修改完善,确保内容规范,资料可用、实用,切切实实解决问题,推进成本精益化管理。其中,关于资金结算内容组织过5次会议审核和OA反馈意见,并率先推广应用,以实践检查成果可操作性。
三、项目内容
3.1 确定原则
《工程项目成本词典》的编制遵循“业财联动、全面覆盖、符合规范”三大原则。其中,“业财联动”是指形成业务和财务共同语言,将财务管理延伸至业务前端,实现从源头规范业务,有效防控财务风险;“全面覆盖”是指词典内容应覆盖所有工程项目类型以及项目全过程发生的所有成本类型;“符合规范”是指编制内容符合会计准则、一体化制度流程等规范性文件要求,并承接上级公司投资成本核算的新文件要求。
3.2 编制内容
由于电网企业工程项目涉及到的会计科目种类繁多、分类细致,最终梳理了5大类项目,80个会计科目,并基于实用性考虑,词典建立了会计科目查询、概预算科目查询、资金结算规范名称查询等多维度的目录索引。?

????????????????? 图3-1 基建项目会计科目部分示例图
3.2.1 会计科目基本信息
以会计科目为出发点,结合《企业会计准则》和《M公司会计核算办法》要求,从财务角度给出科目定义。如“在建工程—基建工程支出—建筑工程”,会计科目定义为“核算基建工程项目在建期间的房屋、建筑物等土建费用支出”。另外,梳理会计科目对应概预算科目和对应资金结算规范名称,建立业务和财务的沟通桥梁。

图3-2 会计科目基本信息部分示例图
3.2.2 会计科目业务内容
以工程项目的会计科目为基础,梳理对应工程项目概预算,并根据概预算结构进一步分解概预算业务,实现会计科目、业务概预算和业务内容三者的对应,从业务角度解释会计科目。这有助于业务部门掌握成本支出范围,有效控制成本,避免资金支付不规范;同时,有助于财务部门了解会计核算对应费用类型,避免错误入账,影响成本真实性。如“在建工程—基建工程支出—建筑工程”,对应概预算科目“建筑工程费”,“设备购置费”?、“基本预备费”和“价差预备费”。

图3-3 会计科目业务内容部分示例图
3.2.3 会计核算规范
根据权责发生制原则,满足上级公司《关于进一步加强投资成本核算管理的通知》为前提,梳理工程项目会计科目核算要求,资料要求(包括纸质版和电子版)以及对应的账务处理方式。以基建项目“在建工程—基建工程支出—建筑工程”为例,由于成本核算方式方法与以往做法发生转变,因此,需要重新梳理不同情况的资料要求和账务处理方式。

图3-4 会计核算规范部分示例图
3.2.4 资金结算规范
资金结算流程是业务部门提交资料→业务审核→财务部门审核→账务处理→资金支付,分别涉及业务端和财务端,需要业务和财务共同把关,保证资金安全,避免不当支付直接影响电网企业的正常运营。因此基于资金结算流程特点,资金结算规范分为业务关注点和财务关注点。业务部门重点关注:开支前提条件;报账时间要求;报账资料(纸质);系统上传附件(电子版)。开支前提条件是资金结算准入条件,确保结算合规性,报账时间要求是对报账周期、时限提出要求,确保结算及时性,资料要求(纸质和电子版)是结算提交的附件提出要求,确保结算真实性和资料完整性。通过上述四点把控,实现从业务前端防控资金风险。财务部门重点关注:财务审核要点;会计处理方式。通过上述两点,确保会计信息真实、合规,做好最后一道把关。

图3-5 资金结算规范部分示例图
3.3 创新之处
3.3.1 以“操作者”视角定位成本词典
??? 成本词典定位于为项目管理人员、会计人员日常使用。根据项目类型不同,成本词典专注于规范会计核算、资金报账的工作内容、工作资料等,实现“写我所做,做我所写”。通过成本词典索引快速查阅相关要求,减少工作人员查找标准、制度的时间,迅速、准确地了解规范的管理要求,只需要完全按照成本词典中的具体工作要求顺序执行即可达到业务规范操作的目的。
3.3.2 搭建业务与财务沟通桥梁
??? 从信息流动的角度来看,业务信息主要是与事项进展情况、物资流动、状态变化相关的信息,这些信息通常以物理、化学或空间上的变化状态来描述。而此类信息的变化伴随产生的价值变化或转移,以货币计价来表示就是财务信息。可以说,财务信息是以货币或价值来表示的业务信息。对于项目成本管理,业务端信息包括项目概预算,项目进度、合同金额等数据,财务端信息包括项目会计核算数、会计科目、资金累计支付金额等数据。因此,成本词典通过搭建两者之间的关系,有利于两者的数据流通。
3.3.3 会计核算全过程管理
??? 成本词典采用会计核算全过程管理模式,分别通过会计基本信息、会计科目业务内容、会计核算规范、资金结算规范四部分内容,规范报账准入、报账资料准备、会计科目选择、财务审核、会计核算、资金支付等全过程工作内容。
四、项目成效
??? 《工程项目成本词典》应用成果荣获某省级电网公司2016年财务管理软课题研究单位论文一等奖;获M供电局管理创新奖项,并且集团公司总部已经采纳并将在集团企业内全面推广使用。
该应用成果在电网企业具有广泛代表性,相关研究和实践成果有较好的借鉴和推广价值,可供其他电网企业参考。
4.1 推动工程财务业务规范,实现项目成本“三管”
项目成本“三管”是指“管准入”、“管核算”、“管结算”。其中,“管准入”是指以会计科目定义和业务类型明确开支范围;“管核算”是指按照权责发生制要求,明确具体会计账务处理方式;“管结算”是指落实资金支付要求,防范资金安全风险。

4.2 有效指导员工开展工程财务管理,减轻员工负担
?? 首先,成本词典是基于《企业会计准则》、《电网工程建设预算编制与计算规定使用指南》、工程项目管理相关的一体化制度和业务指导书等一系列规范性引用文件编制而成,减少了项目管理人员查找大量制度文件的工作,减轻了财务工作中由工作方式不统一、工作方法落后等因素导致的额外负担。
??? 其次,成本词典高度的可操作性和实用性,使其在日常工作中具备了全新的用途——作为项目管理人员入职或岗前培训的有力工具。成本词典的实施将原来“师傅带徒弟、徒弟教徒弟”的固有传统,转变为“上岗看词典、轮岗换词典”的新做法。通过成本词典的培训、学习,使财务人员迅速了解业务范围和每项工作的具体要求、工作标准,有效提升专业水平、强化风险意识、提升风险防控能力、减少工作反复,从另一个角度减轻员工负担。
4.3 推进投资成本精益化核算要求落地
??? 加强了投资成本管理,及时反映工程完成程度,推动投资及时转增有效资产,发挥投资效益,M公司提出按照单项工程项目及实际进度开展成本核算的要求。成本词典通过细化会计核算资料要求、账务处理方式,使精益化核算要求更具操作性。

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